Geplaatst op
Welke kosten brengt ERP-implementatie écht met zich mee?
Een ERP-implementatie is een van de grootste investeringen die een organisatie kan doen. Toch gaat het in de praktijk vaak mis bij het inschatten van de totale kosten. Bedrijven focussen zich op de aanschafprijs van de software, maar vergeten bijkomende uitgaven zoals training of integraties met bestaande systemen. Het gevolg? Budgetoverschrijdingen en vertragingen tijdens het project.
Directe en indirecte kosten: het verschil
Bij het plannen van een ERP-project is het belangrijk onderscheid te maken tussen twee soorten kosten:
- Directe kosten: uitgaven die direct gekoppeld zijn aan de aanschaf en het gebruik van het systeem.
- Indirecte kosten: kosten die voortkomen uit de impact die het systeem heeft op processen, mensen en werkwijzen.
Soms verschuift een kostenpost van de ene categorie naar de andere, afhankelijk van de keuzes die je maakt.
Voorbeelden van directe kosten
Directe kosten zijn meestal het makkelijkst te begroten. Ze hebben betrekking op zaken zoals:
- Licenties: kies je voor een cloudoplossing met maandelijkse abonnementskosten of voor een eenmalige investering in on-premise software?
- Hardware: een lokaal systeem vraagt om servers en netwerkapparatuur; cloudsystemen nemen deze kosten vaak weg.
- Implementatie en configuratie: leveranciers rekenen voor installatie, inrichting en testen. Dit is vaak een groot deel van de initiële investering.
- Onderhoud en support: updates, beveiligingspatches en ondersteuning na livegang.
- Extra modules of maatwerk: hoe meer functionaliteiten je toevoegt, hoe hoger de prijs – maar ook hoe beter het systeem aansluit op je processen.
Voorbeelden van indirecte kosten
Indirecte kosten worden vaak pas zichtbaar zodra het project loopt. Dit maakt ze extra risicovol:
- Training van medewerkers: hoe meer afdelingen met het systeem werken, hoe intensiever de opleidingsfase. Een onvoldoende getraind team vertraagt de ingebruikname en kan fouten maken.
- Verandermanagement: een nieuw ERP-systeem betekent vaak dat werkprocessen veranderen. Dat vraagt om duidelijke communicatie en begeleiding om weerstand te verminderen.
- Integraties: veel bedrijven gebruiken al andere software (CRM, boekhouding, planning). Het koppelen van deze systemen brengt extra ontwikkeltijd en kosten met zich mee.
- Tijd van interne medewerkers: medewerkers besteden vaak weken of maanden aan het testen en invoeren van data. Dit zijn geen directe facturen, maar wel kostenposten in uren.
Een praktijkvoorbeeld: een logistiek bedrijf vergat de uren van hun eigen IT-afdeling mee te rekenen. Achteraf bleek dat drie medewerkers ruim drie maanden vrijwel fulltime met het ERP-project bezig waren – een flinke verborgen kostenpost.
Het belang van een realistisch kostenoverzicht
Een gedetailleerde kostenraming voorkomt verrassingen. Hoewel het onmogelijk is om alle kosten tot op de euro nauwkeurig te voorspellen, helpt een ruime buffer om financiële tegenvallers op te vangen.
Maak een kostenoverzicht waarin je zowel directe als indirecte posten opneemt, inclusief aannames (bijvoorbeeld het aantal trainingsuren per medewerker). Zo heb je een realistisch beeld en voorkom je dat het project stilvalt door onverwachte uitgaven.
Samenvattend
Een ERP-implementatie is meer dan een softwareaankoop; het is een veranderingstraject dat de hele organisatie raakt. Door vooraf zowel directe als verborgen kosten te identificeren en af te zetten tegen de verwachte voordelen, bouw je aan een solide businesscase. Daarmee vergroot je de kans op een soepele implementatie én een systeem dat jarenlang waarde toevoegt.